Защита данных в стиле самоуправлений: чиновников защищаем, данные простых людей афишируем

Самоуправления часто ограничивают доступ к переписке с пометкой "Для внутриведомственного использования", хотя в большинстве случаев оснований для этого нет. Они также скрывают данные о зарплате и отпусках работников, но при этом публикуют имена людей, нуждающихся в опеке или социальных пособиях, говорится в аудите Инспекции по защите данных (AKI).

Доступ к документам зачастую ограничивается безосновательно. Фото: ERR

В целом ситуация с публичной информацией на сайтах самоуправлений улучшилась, например, через них теперь можно быстрее выйти на платформы для подачи ходатайства о получении социальных пособий. В некоторых же сферах ситуация, наоборот, ухудшилась. В первую очередь это касается засекречивания документов: они получают пометку АК (asutusesiseseks kasutamiseks), то есть объявляются документами для внутриведомственного использования. Это значит, что никто кроме работников ведомства такие документы прочитать не может. Несомненно, иногда это необходимо, но в половине случаев такое засекречивание вызывает вопросы, следует из результатов выборочного мониторинга AKI.

Переписка на тему коммунальных услуг для внутреннего использования

Пометку AK объясняют тем, что документ может содержать данные, обнародование которых может нарушить частную жизнь. Такие пометки, например, были добавлены к документам "Ответ на тему освобождения от платы за вывоз мусора" или "Метод, поддерживающий сбор биоотходов". Заголовки заставляют усомниться в том, что документы содержат личные данные, отмечают авторы аудита.

"Зачастую, когда ведомство заключает договор с юридическим лицом, то в него хитро включают свои данные, а не данные юридического лица, чтобы волость была обязана поставить отметку AK. В таком случае волости должны быть более требовательными: в документах должны быть контакты учреждения, а не частного лица", – заявила проводившая мониторинг юрист Эльве Адамсон.

Она признала, что по заголовку писем в регистре документов нельзя окончательно оценить, содержат ли они личные данные, но считает, что в документах о копании канавы такое вряд ли возможно.

"Таких документов много. Когда отметку АК ставят и в переписке госучреждений, то кажется, что это делается слишком легкомысленно", – продолжила Адамсон.

В ходе мониторинга AKI обнаружила документы, которые министерства или канцлер права разослали всем самоуправлениям без ограничений доступа, но некоторые самоуправления добавили к ним приписку о защите частной жизни.

Сомнительно, что переписка между учреждениями или договоры массово содержат информацию, которая может нарушить чью-то частную жизнь. Рабочие контакты учреждения или работника предприятия точно не являются информацией, которая способна навредить. В то же время в регистре документов можно найти письма людей, и их имена и контакты не скрываются.

В этом смысле местные самоуправления стали либо более сознательными, либо более хитрыми. Если раньше отметка АК появлялась без оснований, то теперь она все чаще сопровождается пояснениями. Самые распространенные – "данные о частной жизни" или "коммерческая тайна".

В инспекции с таким подходом не согласны – все документы не могут содержать коммерческую тайну. "Весь регистр документов я просмотреть не смогла, но в половине просмотренных случаев у меня возникли сомнения. И когда запрашиваешь документ, выясняется, что причин для ограничений не было", – рассказала Адамсон.

Замечания инспекции касаются и сроков действия ограничения. В отношении некоторых документов было установлено ограничение сроком на десять лет, хотя законом предусмотрены пять лет. В одном случае с отсылкой на коммерческую тайну было установлено ограничение на 75 лет, тогда как в законе такая возможность не значится.

В то же время в некоторых случаях, когда речь шла о личных данных, было наложено ограничение сроком на пять лет. Нарушением это не является, если документ действительно уничтожается по истечение срока или же срок продлевается. В противном случае есть риск, что по окончании срока ограничения данные станут публичными.

Засекреченные данные о зарплате

С весны прошлого года запрещается ограничивать доступ к данным о зарплате работающих по трудовому договору сотрудников самоуправлений. Такие документы должны находиться в публичном доступе. Однако в ходе мониторинга выяснилось, что многие самоуправления ограничили доступ к документам о премиях и дополнительных выплатах на основании параграфа Закона о трудовом договоре, согласно которому без согласия работника нельзя афишировать данные о его зарплате.

Сокрытие таких данных было выявлено в случае половины самоуправлений. Многие самоуправления скрыли данные о дополнительных выплатах и отпусках всех своих сотрудников.

Инспекция также обнаружила сайты, на которых доступ к документам ограничен не был, но просмотреть их было невозможно. То есть речь идет о подписанных документах на бумажном носителе, которые по закону сканировать и публиковать необязательно. В то же время самоуправления обязаны хранить документы в электронном виде.

Согласно позиции AKI, в отношении учреждений публичного сектора действует Закон о публичной информации, поэтому ограничение на доступ к приказам о премиях и дополнительных выплатах неправомерно.

Кроме того, с отсылкой к информации о частной жизни часто ограничивается доступ к приказам об отпусках и дополнительных выплатах. Другими словами, общественность не может узнать, когда, например, в отпуск уходит специалист по вопросам строительства или какую премию получил референт.

Авторы аудита отмечают, что в некоторых случаях речь может идти о пособиях по рождению ребенку или на похороны, но когда ограничивается доступ ко всем приказам относительно персонала, то возникают сомнения, действительно ли все они содержат личные данные.

"Мне как-то сказали, что в случае публикации данных об отпуске в дом могут нагрянуть воры. Но не все же на время отпуска уезжают. И вряд ли воры прочесывают регистр документов, высматривая, кто когда отдыхает", – усомнилась Адамсон. По ее мнению, важно, чтобы жители знали, когда отдыхает тот или иной специалист, особенно если у него нет заместителя.

Получатели социальных пособий у всех на виду

Если доступ к документам о зарплатах своих работников самоуправления часто ограничивали, то, к примеру, данные просителей социальных пособий или заявления об опеке были в открытом доступе.

"Даже если доступ к документу ограничен, то его заголовок "Установление опеки над Мари Маазикас" уже показывает его суть", – привела пример Адамсон. Закон с 2016 года запрещает отображать в регистре документов информацию, по которой человека можно идентифицировать.

Особенно прискорбно то, что зачастую в публичном доступе оказываются имена людей, которые не способны постоять за свои права. Таким образом посторонние люди узнают, что кто-то не может сам свести концы с концами.

По словам Адамсон, нарушений, требующих возбуждения делопроизводства, она в ходе мониторинга не заметила, но ведомства извещены о необходимости привести свои данные в порядок.